旅行やビジネスでホテルを利用する際、通常、事前にチェックイン時刻をホテルに伝えます。
ところが、仕事が予定より長引いたり、交通渋滞に巻き込まれるなどして、ホテルに予定通り到着できないこともあるでしょう。
このような時、気になるのは「最終的なチェックイン可能時刻」と「ホテルへの遅延連絡をいつどのようにするか」です。
この記事では、チェックインが遅れそうな場合の適切な対応方法とマナーを詳しく説明します。
ホテルのチェックイン時間に遅れる場合の対応
ホテルの予約は通常、インターネットや電話を通じて行い、その際にチェックイン時間について尋ねられることが一般的です。
しかし、予期せずにチェックイン時間に間に合わなくなることもあります。
このような時、どのように対応すればよいのでしょうか？
多くのホテルでは15時以降ならば基本的にいつでもチェックインが可能ですが、通常、23時や24時までにチェックインすることが求められることが多いです。
ただし、これはホテルによって異なるため、大幅に遅れそうな場合は、事前に確認することが重要です。
多少の遅れであれば大抵のホテルで対応可能ですが、かなり遅れるとキャンセル扱いになることもあるため、予約時にはチェックイン条件をしっかりと確認しましょう。
また、門限が設けられているホテルもあり、定められた時間を過ぎるとホテルへの入館ができなくなる場合があるため、遅れることが予見される時は、事前にホテルに確認しておくと良いでしょう。
チェックインの遅延をホテルにいつ伝えるべきか
ホテルへのチェックインが遅れそうな時、いつ連絡を入れるのが適切でしょうか？
各ホテルには異なる規定があるものの、遅れることが明らかになった際にはすぐに連絡をすることが一般的に推奨されます。
例えば、突然の会議の延長が発生したり、運転中で連絡ができない場合でも、連絡が可能になり次第、すぐにホテルへ知らせることが重要です。
予定しているサービスが時間に制限されている（例えば、食事や温泉利用など）場合は、特に迅速な連絡が求められます。
一方で、約30分程度の遅れであれば、24時間営業しているホテルや事前に料金が支払われている場合には、必ずしも連絡が必要ではないかもしれません。
しかし、1時間以上の大幅な遅れが予想される場合や、食事付きプランの利用の場合には、わずかな遅れでも食事の準備に影響を与える可能性があるため、できるだけ早く連絡を入れるべきです。
このように、早めの連絡はホテルスタッフが準備や対応を調整するのに役立ちます。
最終チェックイン時刻を超えそうな場合
多くのホテルにはチェックインの最終時刻が設けられており、この時刻を超えると予約がキャンセルされることがあります。
ホテルによってこの最終チェックイン時刻は異なりますが、大都市圏に位置するホテルでは23時や24時が一般的です。
時々、24時間いつでもチェックインが可能だと誤解している人もいますが、実際にはそうではないことが多いです。
予定よりも遅れることが明らかになった場合は、早めにホテルに連絡し、どのように対応すべきか相談することが重要です。
チェックインの遅延時に連絡を怠ると発生する問題点
ホテルのチェックイン時刻に遅れそうであるにも関わらず、それを伝えなかった場合、どのような問題が生じるのでしょうか？
ホテルからの確認連絡が来る可能性がある
チェックイン予定時間に間に合わない場合、ホテル側から確認の連絡が入ることがあります。
この連絡は、ゲストが宿泊日を誤解しているか、予約を忘れている可能性があるため行われます。
遅延が予見される場合には、宿泊意志を示すためにも、事前に連絡を入れることが推奨されます。
キャンセル扱いされるリスクがある
連絡をせずにチェックイン時間が過ぎると、予約がキャンセルされる可能性があります。
一部のホテルでは、設定されたチェックイン時間を過ぎた場合に予約を自動キャンセルする方針を持っています。
夕食付きプランなどでは、予定時刻に合わせた食事の準備がありますので、遅れが生じた場合はレストランとも調整が必要になります。
遅延が食事の提供を不可能にする場合もあるため、時間には注意が必要です。
フロントが不在でチェックインが不可能になる場合がある
チェックインが大幅に遅れた場合、フロントにスタッフがいないためにチェックインができない状況が起こることがあります。
夜間はスタッフが限られるため、フロントが無人になることがあります。
このため、部屋の鍵を受け取ることができず、待ち時間が長くなる可能性があります。
さらに、防犯のために特定時間後にはエントランスを施錠し、ロビーにも入れなくなることがあります。
これを避けるためにも、大幅に遅れることが分かった場合は、事前にホテルに連絡を入れることが重要です。
チェックイン時間に間に合わないときのホテルへの連絡方法
チェックインの時間に遅れそうな場合、ホテルに適切に事前連絡を行うことが重要です。
電話で連絡する際は、「予約名」、「予定されていたチェックイン時間」、「遅延が予想される時間」を明確に伝えましょう。
もし具体的な到着時刻が判明しているなら、その時間を伝えることでホテル側も宿泊の意向を把握し、部屋の確保がしやすくなります。
もし到着がさらに遅れる場合は、再度連絡することが望ましいです。
これにより、夜遅くのチェックインでもスムーズに対応してもらえる可能性が高くなります。
早く到着したときの対応方法
予定より早く仕事が終わることや、交通の流れが良いことなどから、ホテルに予定より早めに到着することがあります。
予約していたチェックイン時間より前に到着した場合、どのように対処すれば良いのでしょうか？
公式のチェックイン時間後であれば、通常どおりの手続きを進めることができます。
しかし、それより早い場合は、前のゲストがまだ部屋を空けていないか、部屋の清掃が完了していない可能性があります。
ホテルはチェックアウト後に部屋の清掃を行いますので、非常に早く到着した場合は、ロビーや玄関の清掃もまだ終わっていないことが考えられます。
そのため、正式なチェックイン時間まで待たされることもあります。
このような場合、まずはフロントに状況を伝え、チェックインや部屋への入室が可能かどうかを確認してください。
もし時間を待たなければならない場合は、荷物を預けて近くを散策するのも良いでしょう。
また、一部のホテルではアーリーチェックインを有料で提供しているため、このオプションの有無についても事前に確認しておくと便利です。
まとめ
ホテルのチェックイン時に遅れが生じそうな場合、30分以内の遅れであれば通常、特に連絡をする必要はありません。
しかし、1時間以上の遅延が予想される場合や、夕食が含まれる宿泊プランを予約している場合は、ホテルに事前に連絡をすることが求められます。
連絡を怠ると予約がキャンセルされる可能性があるため、遅れることが分かったら早めに伝えることが大切です。
また、予定より早くホテルに到着した場合でも、公式のチェックイン時間に達していれば通常の手続きを進めることができます。
ただし、部屋の準備が完了していない場合もあるため、フロントでまず現状を確認することが重要です。
多くのホテルではチェックイン開始時間が午後3時からと設定されていますが、閉館時間やチェックインの最終受付時間には制限があることもあります。
特に時間制限が設けられている施設の場合、設定された時間を過ぎると施設への入館ができなくなることがあるため注意が必要です。
24時間対応しているホテルや時間制限がある施設でも、事前に連絡をすれば柔軟に対応してもらえることが多いので、チェックインの遅延や早めの到着が予想される場合は、事前連絡の重要性を忘れずに行動しましょう。